Verabschieden Sie sich vom E-Mail-Chaos!
Optimieren Sie Ihre Projekte und vermeiden Sie überflüssige Doppelarbeit.
Fünf praktische Tipps, wie Sie mit Synology-Tools Dokumente effizient teilen, gemeinsam bearbeiten und den Überblick behalten – sicher und ohne endlose Feedback-Schleifen, dank eigener Server im Münchner Rechenzentrum.🏬
Tipp 1️: Die passende Ablage zum Teilen wählen
Wenn Sie ein Synology NAS nutzen, profitieren Sie von leistungsstarken Speicherlösungen wie Synology Drive und Synology Office. Der Vorteil eines NAS besteht darin, dass Sie Dokumente gezielt freigeben können, sodass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können:
☑️ Synology Drive: Dieser Cloud-Speicher ist optimal für persönliche Geschäftsdokumente, die hauptsächlich von Ihnen genutzt werden. Auch für die gelegentliche Freigabe einzelner Dokumente an Kollegen oder externe Partner ist Synology Drive ideal.
☑️ Synology Office: Im Gegensatz zu Synology Drive bietet Synology Office eine umfassende Online-Büroumgebung für Teams. Jede Gruppe hat eine eigene, webbasierte Plattform, auf der Dokumente erstellt, bearbeitet und geteilt werden können.
Tipp 2: Links statt Dateien versenden
Liegt ein Dokument auf Ihrem Synology NAS, können Sie einfach einen Link teilen, anstatt die gesamte Datei zu verschicken. Das spart Speicherplatz in den E-Mail-Postfächern und ermöglicht es Ihnen, auch große Dateien mühelos mit anderen zu teilen. Zudem vermeiden Sie so das Problem mehrfach vorhandener Dokumentversionen.
✅ So funktioniert es:
- Öffnen Sie im Synology Drive Webportal die gewünschte Datei, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Freigeben“.
- Anschließend können Sie den generierten Freigabe-Link kopieren und in einer E-Mail oder einer Synology Chat-Nachricht einfügen.
- Alternativ können Sie die Datei direkt aus der Synology Drive Weboberfläche freigeben und den Empfänger automatisch benachrichtigen lassen
Tipp 3: Office-Dokumente online freigeben und gemeinsam bearbeiten
⚙️ Synology hat die Zusammenarbeit in Synology Office stetig weiterentwickelt.
🌐 Dadurch können Sie nun Dokumente in einer Online-Ablage freigeben und gemeinsam daran arbeiten.
➡️ Dies optimiert Arbeitsprozesse und ermöglicht es, Änderungen nachzuverfolgen und zu sehen, wer was und wann bearbeitet hat. Die Funktionen zur Änderungsverfolgung und Kommentierung ersparen Ihnen dabei zeitraubende Rückfragen per E-Mail, Chat oder Telefon.
Mit Synology Office können Sie zum Beispiel folgende Abläufe umsetzen:
☑️ Ein Dokument in einem Online-Meeting via Screensharing in Synology Chat teilen und gleichzeitig gemeinsam bearbeiten.
☑️ Ein Dokument freigeben und zur Überarbeitung an eine andere Person weiterleiten.
☑️ Feedback von Teammitgliedern einholen.
Diese Prozesse funktionieren sowohl in Synology Office Dokumenten als auch in Tabellen und Präsentationen. Voraussetzung dafür ist lediglich, dass das Dokument auf Synology Drive gespeichert ist und alle beteiligten Personen Zugang zu Synology Office haben.
Tipp 4: Dokumente in Online-Meetings per Screensharing besprechen
Hat Ihr Designer eine neue Broschüre entworfen, können Sie das Design bequem in einer Online-Konferenz diskutieren. Dadurch sparen Sie sich und Ihrem Designer die Anreisezeit. Wenn Sie eine Kommunikationsplattform wie Synology Chat verwenden, kann der Designer die Broschüre per Bildschirmfreigabe allen Teilnehmenden präsentieren. Über den Sprachkanal besprechen Sie die gewünschten Änderungen, die der Designer direkt live umsetzen kann.
Oder wie bereits erwähnt: Sie können auch während eines Online-Meetings gemeinsam an einem Dokument arbeiten, was besonders effizient ist!
Tipp 5: Team- und Projektmanagement mit Synology Tools optimieren
Die Synology-Lösungen wie Synology Calendar und Synology Chat ermöglichen es Ihnen, die Organisation Ihres Teams und Ihrer Projekte zu vereinfachen. Verwalten Sie beispielsweise Termine und Aufgaben effizient mit dem Synology Kalender oder koordinieren Sie Projekte über Synology Chat. Da diese Tools nahtlos in die Synology-Umgebung integriert sind, können alle Beteiligten jederzeit den aktuellen Projektstatus einsehen und reibungslos zusammenarbeiten.
Mit diesen Synology-Produkten schaffen Sie die Grundlage für eine moderne und effiziente Zusammenarbeit und eliminieren ineffiziente Arbeitsprozesse.
